Az adatkezelés alapelvei és jogalapjai
A Keletoria működése során kizárólag olyan személyes adatokat kezel, amelyek a szolgáltatásaink igénybevételéhez, a vendégélmény személyre szabásához, valamint jogi kötelezettségeink teljesítéséhez feltétlenül szükségesek. Az adatkezelés minden esetben a vonatkozó magyar jogszabályok, valamint az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete (GDPR) szerint történik.
Az általunk kezelt adatok köre az Önnel fennálló kapcsolattól és az igénybe vett szolgáltatásoktól függően az alábbi lehet:
- azonosító adatok: név, megszólítás, esetlegesen titulus;
- elérhetőségi adatok: e-mail-cím, telefonszám, számlázási vagy levelezési cím;
- foglalási adatok: dátum, időpont, létszám, asztal- vagy teremigény, speciális kérések (pl. ételallergia, privát szekció igénylése);
- számlázási és fizetési adatok: számlázási név és cím, adószám (amennyiben szükséges), fizetési mód;
- online interakciók adatai: a kapcsolatfelvételi űrlapon megadott információk, az Ön által küldött üzenetek tartalma;
- jogi kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatok: számviteli bizonylatokon szereplő adatok, hatósági megkeresés esetén átadott információk.
Az adatkezelésünk az alábbi jogalapok valamelyikére épül:
- Szerződés teljesítése: amikor foglalást rögzítünk, rendezvényt szervezünk, vagy egyedi szolgáltatást nyújtunk, az ehhez szükséges személyes adatok kezelése a szerződés teljesítéséhez elengedhetetlen.
- Jogi kötelezettség teljesítése: bizonyos adatokat jogszabály ír elő számunkra (például számviteli, adózási kötelezettségek), amelyeket meghatározott ideig kötelesek vagyunk megőrizni.
- Hozzájárulás: amennyiben Ön önkéntesen feliratkozik hírlevélre, exkluzív meghívókat kér, vagy marketingcélú megkereséshez adja hozzájárulását, úgy ezen adatkezelés jogalapja az Ön kifejezett hozzájárulása, amely bármikor visszavonható.
- Jogos érdek: bizonyos esetekben jogos érdekünk fűződhet ahhoz, hogy korábbi vendégeinkkel kapcsolatot tartsunk, szolgáltatásaink minőségét elemezzük, vagy jogos igényeinket érvényesítsük. Ilyen esetekben minden esetben elvégezzük az érdekmérlegelési tesztet, és csak akkor kezeljük az adatokat, ha az Ön jogai és szabadságai nem élveznek elsőbbséget.
Az adatkezelés minden szakaszában alapelvünk a célhoz kötöttség, az adattakarékosság, a pontosság, a korlátozott tárolhatóság, az integritás és bizalmas jelleg biztosítása.
Az adatok felhasználásának és megőrzésének módja
A Keletoria a vendégek által megadott személyes adatokat kizárólag előre meghatározott, egyértelmű és jogszerű célokra használja fel. Az adatkezelés céljai többek között a következők:
- foglalások rögzítése, módosítása, visszaigazolása és adminisztrációja;
- kapcsolattartás az Önnel a foglalás, rendezvény vagy egyedi kérés részleteinek egyeztetése érdekében;
- ügyfélszolgálati megkeresések kezelése, panaszkezelés, visszajelzések feldolgozása;
- exkluzív eseményekre, VIP programokra, privát póker lounge eseményekre szóló meghívók küldése, amennyiben ehhez Ön hozzájárult;
- számviteli és adózási kötelezettségek teljesítése, bizonylatok kiállítása és megőrzése;
- jogviták, igényérvényesítés vagy hatósági eljárások során szükséges adatszolgáltatás.
Az adatok megőrzési idejét minden esetben az adatkezelés céljához és a vonatkozó jogszabályi előírásokhoz igazítjuk:
- a foglalásokhoz kapcsolódó adatok főszabály szerint a szolgáltatás teljesítését követően legfeljebb 5 évig kerülnek megőrzésre, különös tekintettel az esetleges igényérvényesítésre;
- a számviteli bizonylatokon szereplő adatok megőrzési ideje a hatályos jogszabályok szerint általában 8 év;
- marketingcélú adatkezelés esetén az adatokat addig kezeljük, amíg Ön hozzájárulását vissza nem vonja, vagy amíg nyilvánvalóvá nem válik, hogy a kapcsolat már nem aktuális;
- panaszkezeléshez, jogvitához kapcsolódó adatokat a vonatkozó elévülési idők figyelembevételével őrizzük meg.
Amennyiben az adatkezelés célja megszűnik, és nincs olyan jogszabályi kötelezettség, amely az adatok további megőrzését írná elő, az adatokat biztonságosan töröljük vagy visszafordíthatatlan módon anonimizáljuk. Az anonimizált adatokat statisztikai, szolgáltatásfejlesztési vagy üzleti elemzési célokra felhasználhatjuk, ezek azonban már nem alkalmasak az Ön személyének azonosítására.
Az adatok biztonsága és továbbítása
A Keletoria kiemelt figyelmet fordít arra, hogy a vendégek személyes adatai mind technikai, mind szervezési szempontból a lehető legmagasabb szintű védelemben részesüljenek. Ennek érdekében olyan megoldásokat alkalmazunk, amelyek a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés kockázatát minimálisra csökkentik.
Az általunk alkalmazott főbb intézkedések az alábbiak:
- hozzáférés-szabályozás: a személyes adatokhoz csak azon munkatársaink férhetnek hozzá, akiknek ez a feladataik ellátásához feltétlenül szükséges, és megfelelő titoktartási kötelezettség terheli őket;
- biztonságos infrastruktúra: informatikai rendszereinket rendszeresen frissítjük, és gondoskodunk a megfelelő vírusvédelemről, tűzfalakról és naplózásról;
- titkosított kommunikáció: ahol lehetséges, a vendégek és a Keletoria közötti elektronikus kommunikáció titkosított csatornán keresztül történik;
- fizikai védelem: a papíralapú dokumentumok és adathordozók zárt, ellenőrzött hozzáférésű helyen kerülnek tárolásra;
- rendszeres felülvizsgálat: adatvédelmi és információbiztonsági gyakorlatainkat időről időre felülvizsgáljuk, és szükség esetén frissítjük.
Személyes adatokat harmadik fél részére kizárólag jogszerű, indokolt és dokumentált esetben továbbítunk. Ilyen harmadik felek lehetnek például:
- könyvelő vagy számviteli szolgáltató, aki a jogszabályokban előírt pénzügyi és adózási kötelezettségek teljesítésében működik közre;
- informatikai szolgáltatók, akik a foglalási rendszer, a weboldal vagy az e-mail-kommunikáció technikai működését biztosítják;
- hatóságok, bíróságok vagy más jogosult szervek, amennyiben jogszabály vagy jogerős határozat alapján adatszolgáltatási kötelezettségünk keletkezik.
Minden olyan esetben, amikor adatfeldolgozókat veszünk igénybe, velük írásbeli szerződést kötünk, amelyben egyértelműen rögzítjük az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét, célját, az érintettek körét, valamint az adatkezelés jellegét és kategóriáit. Biztosítjuk, hogy az adatfeldolgozók a személyes adatokat a mi utasításainknak megfelelően, bizalmasan és a szükséges biztonsági szint mellett kezeljék.
Vendégeink adatvédelmi jogai
Vendégeinknek, mint érintetteknek, a vonatkozó adatvédelmi jogszabályok alapján számos joguk van személyes adataik kezelésével kapcsolatban. Ezek a jogok biztosítják, hogy Ön átlátható módon, ellenőrzéssel élve dönthessen adatai sorsáról.
Az Ön legfontosabb jogai a következők:
- Hozzáféréshez való jog: jogosult arra, hogy visszajelzést kapjon tőlünk arra vonatkozóan, hogy kezeljük-e az Önre vonatkozó személyes adatokat, és ha igen, jogosult ezen adatokhoz és az adatkezelésre vonatkozó információkhoz hozzáférni.
- Helyesbítéshez való jog: kérheti a pontatlan vagy hiányos személyes adatok helyesbítését, kiegészítését, hogy nyilvántartásaink mindig naprakészek legyenek.
- Törléshez való jog: bizonyos esetekben kérheti személyes adatainak törlését, például ha az adatkezelés célja megszűnt, vagy ha az adatkezelés jogellenes volt. A törlési kötelezettség alól kivételt képeznek azok az adatok, amelyeket jogszabály alapján kötelező megőriznünk.
- Az adatkezelés korlátozásához való jog: kérheti, hogy személyes adatai csak korlátozott módon kerüljenek kezelésre, például egy vitatott pontosságú adat ellenőrzésének idejére.
- Adathordozhatósághoz való jog: jogosult arra, hogy az Önre vonatkozó, Ön által rendelkezésünkre bocsátott adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, és azokat egy másik adatkezelőhöz továbbítsa, amennyiben az adatkezelés jogalapja hozzájárulás vagy szerződés, és az adatkezelés automatizált módon történik.
- Tiltakozáshoz való jog: jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon személyes adatainak jogos érdeken alapuló kezelése ellen, ideértve a profilalkotást is. Ilyen esetben az adatokat nem kezeljük tovább, kivéve, ha bizonyítjuk, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben.
- Hozzájárulás visszavonásának joga: amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson alapul, Ön jogosult hozzájárulását bármikor, indokolás nélkül visszavonni. A visszavonás nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.
- Panasztétel joga: ha úgy véli, hogy személyes adatainak kezelése sérti a vonatkozó jogszabályokat, jogosult panaszt benyújtani a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH), vagy bírósághoz fordulni.
Jogai gyakorlása érdekében kérjük, hogy megkeresését írásban juttassa el hozzánk az alábbi elérhetőségek valamelyikén. Az Ön kérelmét indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a beérkezéstől számított egy hónapon belül megvizsgáljuk, és tájékoztatjuk a megtett intézkedésekről. Különösen összetett vagy nagyszámú kérelem esetén ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható, amelyről Önt előzetesen értesítjük.
Adatvédelmi elérhetőségek
A Keletoria kiemelt figyelmet fordít arra, hogy vendégei adatvédelmi kérdéseire gyors, pontos és diszkrét választ kapjanak. Adatkezeléssel kapcsolatos megkereséseit, kérdéseit, észrevételeit vagy panaszait az alábbi elérhetőségeken várjuk:
- Postai cím: Keletoria, Adatvédelmi Kapcsolattartó, 1051 Budapest
- E-mail: [email protected]
- Webes kapcsolatfelvétel: a Kapcsolat oldalon található űrlap kitöltésével
Amennyiben úgy érzi, hogy megkeresésére adott válaszunk nem kielégítő, vagy személyes adatainak kezelése továbbra is aggályos az Ön számára, jogosult panaszt tenni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál:
- Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
- Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
- Weboldal: www.naih.hu
Az adatvédelmi szabályzatunkat időről időre felülvizsgáljuk, hogy az mindenkor tükrözze a Keletoria működését, valamint a jogszabályi környezet változásait. A módosítások nem érintik visszamenőlegesen az adatkezelés jogszerűségét, ugyanakkor a frissített szabályzat a weboldalunkon mindig elérhető.